0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Какие функции невозможно делегировать

Какие функции невозможно делегировать

Часто можно услышать: «В моем бизнесе невозможно делегировать то или это. Это требует невероятного уровня экспертности, которой обладают единицы. Таких людей не найти. А обучать — долго. Вот и приходится все делать самому».

Действительно, независимо от типа бизнеса, многие функции требуют высокого профессионализма. Ну например, чтобы принять заказ на грузоперевозку, нужно разбираться в типах кузова: для какого груза подойдет только рефрижератор, а для какого — автомобиль с открытым верхом. Нужно знать особенности перевозки грузов по маленьким точкам и по сетевым гипермаркетам и так далее.

Обычно все это знает логист, потому что он осуществляет контроль грузов на маршруте. Это его непосредственная работа. Пытаясь экономить свое время на обучении менеджеров по продажам, собственники небольших компаний заставляют логиста еще и продавать. Получается плохо.

Во-первых: снижается производительность труда. Логист либо продает. Либо контролирует маршрут. Делать и то и другое одновременно он не может. А значит, в компании возникает ситуация: заказов то густо, то пусто. Или ищет новых. Или обслуживает имеющихся.

Во-вторых: увеличивается риск увода клиентов. Как только этот логист уволится, он уведет с собой всех клиентов. Они ведь работали, фактически, только с ним. А не с сотрудниками компании.

Выходит, что невозможность делегирования и все возникающие риски — это токсичность, которую создал сам собственник , навесив на одного сотрудника целую группу функций.

Действительно сложно за короткий срок обучить новичка тому как контролировать водителей на маршруте, как искать новых клиентов, как их заинтересовывать и вести переговоры. Все это требует месяца, а то и двух. Без всяких гарантий, что конкретно этот новый сотрудник станет первоклассным логистом.

Но что, если разделить весь процесс на последовательные этапы и нанять сотрудников отдельно на каждый этап? Одного сотрудника на поиск новых клиентов. Другого — на переговоры с теми, кого нашел первый сотрудник. Третьего — на контроль маршрутов тех, с кем второй подписал договор.

Каждого из сотрудников нужно будет обучать втрое меньшему объему навыков. А значит — скорость обучения сократиться до 1-2 недель. Нам не нужно будет искать профессионалов. Нам нужно будет найти тех, кто хочет бесплатно обучиться и начать получать зарплату. Это вполне вписывается в рамки Экологичного бизнеса.

Чтобы упростить процесс обучения, вам необходимо определить чему обучить можно (а значит и можно это делегировать), а чему нельзя или очень затратно.

Принято выделять два типа процессов в любом бизнесе: повторяющиеся и случайные.

Повторяющиеся — это все то, что делаете вы или ваши сотрудники ежедневно в рамках своей работы в компании. Все повторяющиеся процессы очень похожи. А значит, их можно упаковать в инструкции, чтобы новые сотрудники учились по ним повторять то, что уже кто-то раньше делал.

Случайные — это задачи и процессы, которые возникают стихийно, от случая к случаю. И их сложно контролировать. Прорвало водопровод, случился пожар, внезапно посетила налоговая, совет директоров принял решение об открытии нового направления в бизнесе — все эти процессы носят случайный характер. Их невозможно описать в инструкциях. Да и не нужно. Ими должен заниматься топ-менеджмент компании и генеральный директор.

И вот вам простой рецепт, как понять, какие функции делегировать можно, а какие нет.

Какой бы сложной не была задача, которую вы делаете, если она повторяющаяся — значит это можно описать и делегировать. Дробите сложный процесс на части. Выделяйте отдельного сотрудника на каждую часть. Снабжайте его подробной инструкцией как действовать в рамках этого процесса.

Читать еще:  «Не смейте приходить ко мне с “развенчанием”!»

Сами же займитесь случайными задачами в вашем бизнесе. Как вы уже догадались, их не так много и нагрузка, которую они создают, не высокая.

Кстати, процесс, который я вам описал — тоже повторяющийся. Его уже проделали участники 4 потоков курса «Точки роста», чтобы настроить процессы в своем бизнесе и выйти из рутины. Он выглядит как последовательный алгоритм, который вы можете освоить за 2,5 недели.

Подробности и регистрация по ссылке.

Эксперты солидарны: делегирование невозможно без хорошей команды, потому что руководителю важно чувствовать, что люди его поддержат и смогут выполнить работу качественно. Чтобы передать задачи, надо полностью доверять своим коллегам.

Александр Григорьян, исполнительный директор цифрового медиаагентства i.com, отмечает, что самое сложное при делегировании — научиться полностью доверять команде по уровню проработки задач. «Первое время возникает стремление сделать всё самому, ведь тогда результат будет лучше. В такой ситуации устаешь еще больше, а сотрудники, наоборот, расслабляются», — признается он.

HR-директор ОЭЗ «Технополис «Москва» Лариса Филатова уверена, что на то, как быстро руководитель учится делегировать задачи, влияет уровень профессионализма и вовлеченности его сотрудников. Когда начальник видит в своих сотрудниках сильных профессионалов, готовых брать ответственность и достигать результатов, то ему психологически легче расставаться со своими обязанностями, доверив их подчиненным.

Как успешно делегировать обязанности?

Чтобы побороть сомнения и опасения, связанные с делегированием обязанностей, вам необходимо заложить основу для будущего успеха. Вот четыре действенных совета.

  1. Прежде всего четко выделите ту часть работы, которую необходимо передать. Определите, с какими задачами ваши подчиненные наверняка справятся и какие сможете сделать только вы.
  2. Обсудите цели и желаемые результаты каждого задания, чтобы исполнитель понимал, чего от него ожидают и как его работа вписывается в общую картину.
  3. Согласуйте срок сдачи и вехи, а также частоту проверок.
  4. И наконец, убедитесь, что ваши подчиненные готовы обращаться к вам с вопросами, если у них возникнут затруднения.

Wrike — единая среда для совместной работы, в которой все сотрудники работают по согласованному сценарию, имеют простой доступ к задачам, файлам, дискуссиям и документам и могут эффективно общаться по проектам. Попробуйте бесплатно »

Как бы вы ни относились к делегированию обязанностей, избежать его невозможно, если вы хотите сосредоточиться на приоритетных направлениях и одновременно развивать свой бизнес. Просто помните: когда вы перепоручаете работу коллегам, вам необходим налаженный диалог.

Почему людям сложно делегировать?

Этот материал часть большого проекта про делегирование и личную эффективность, который мы сделали совместно с «Альфа-Капитал».
У каждого из нас рано или поздно накапливаются дела, которые мы не успеваем делать. Причем не важно на работе это происходит или дома. Встает вопрос о том, что нужно начать делегировать полномочия другим.
Изначально кажется, что это не так уж и сложно: просто взять и передать часть своих дел или обязанностей другим людям. В реальности – весьма сложно. Мы разобрались, какие вещи на самом деле мешают делегировать.

Основные причины, по которым люди не делегируют

Существует несколько причин по которым люди не делегируют. Некоторые из них относятся чисто к профессиональной деятельности, но большинство подходят и обычным бытовым и рутинным делам, которые мы не отдаем другим.

Вот эти причины:

Еще не время, я сделаю это позже.
Пока я сам делаю всю работу, меня больше уважают.
Если я буду только руководить и перестану помогать людям в их работе, они будут ко мне плохо относиться.
Когда я выполняю свои обязанности, то чувствую себя спокойно и уверенно, а руководить другими мне сложно.
Другие люди все испортят, а я сделаю лучше.
Мне некому передать дела.
Мой руководитель не делегирует полномочия и не поймет меня, если я это буду делать.

Разберем их поподробнее.

Читать еще:  Почитание родителей и послушание родителям

“Время еще не пришло”

Будем говорить откровенно – иногда лучшие люди не замечают, как их постепенно затягивает в водоворот бесконечных дел. Кажется, что все еще не так плохо, я еще вполне успеваю все делать и обязательно передам часть своих обязанностей другим, но позже.
Чаще всего это ложное чувство. В результате, дела не делаются должным образом, вы многого не успеваете и в конце-концов просто “выгораете”.
Неврозы, депрессии, нервные срывы конечно состояния крайние, но они часто вытекают из этого ложного понимания, что время еще не пришло и я вполне справляюсь.

Оцените обстановку реально. Выпишите все дела, которые вы делаете на неделе. Не стесняйтесь выписать даже самые обыденные вещи. Можете воспользоваться для этого Матрицей Эйзенхаура – так будет нагляднее. Скорее всего вы увидите довольно большой список.
А потом выпишите все, чем вы хотели бы заняться, но не успеваете, потому что, к примеру, после работы нужно готовить или делать уборку, а не рисовать расслабляющие зентаглы.
Скорее всего после этого вам будет понятно, какие дела можно передать другим, чтобы освободить себе полезное время.

“Пока я делаю все сам, меня больше уважают”

Социальное одобрение очень мощная вещь и глупо было бы утверждать, что оно не слишком важно. Конечно уважение других людей очень важно. Но иногда мы можем попадать в некую ловушку: начинает казаться, что нужно делать все самому, чтобы заслужить это самое одобрение. А пользоваться чьей-то помощью вроде как зазорно.
Хотя на самом деле, человек, который грамотно умеет распределять чужие и собственные ресурсы пользуется не меньшим уважением.

Важно понять, что уважают человека не за то, что он делает все сам, а скорее за то, что он умеет грамотно использовать свое время и ресурсы. Если он успешно занимает других в работе, это тоже очень хорошо. Не стоит воспринимать делегирование полномочий как слабость. Скорее это проявление силы. Да, вы отпускаете какую-то долю контроля, но при этом управляете не только собой, но и другими. И это определенно, новая точка роста, как профессионального, так и личного.

“Если я буду только руководить, ко мне станут плохо относиться”

Не все люди любят занимать лидерские позиции и это нормально. Для человека, не знакомого с основами менеджмента может быть сложно психологически занимать других какой-либо работой, а потом спрашивать с них за это.
Кажется, что если вы и дали какую-то работу другому человеку, то обязательно должны помогать ему, иначе отношения испортятся.

Стоит понять простую вещь – все зависит не от того, что вы руководите, а другие работают, а в том, как вы это делаете. Если вы относитесь к подопечным с теплом и пониманием, то скорее всего отношение к вам все равно будет хорошим.

“Мне сложно руководить людьми”

Руководить означает занимать каким-то делом, а потом проверять процесс выполнения и конечный результат. При этом могут возникать и неприятные моменты, когда нужно указывать на ошибки. Более того эти самые ошибки нужно уметь замечать и исправлять.
По большому счету у руководителя больше всего ответственности. Даже если вы домохозяйка и нанимаете няню, вы уже руководитель для нее. Вам придется доходчиво объяснить, как ей следует обращаться с вашим ребенком и чего именно вы от нее ждете, а потом контролировать исполнение. И это действительно может быть не так просто.

Возьмите задачу и распишите ее по трем направлениям:

Проблема

Что конкретно нужно решать в данном случае? Например, вам некогда гулять с ребенком два раза в день, водить на кружки или хочется ненадолго уходить из дома по делам.

Алгоритм действий

Напишите со скольки до скольки вы хотите видеть няню дома, что она должна делать. Например, позвонить перед приходом, одеть ребенка, накормить и т.д. и т.п.
Пишите все, что хотите видеть выполненным и как вы это видите.

Результаты

Ожидаемый результат: ребенок занят, а мама, получившая свободное время на себя счастлива и гораздо более продуктивна в любых сферах жизни.

Читать еще:  В воспитании универсальных алгоритмов быть не может

Подобным образом можно расписать любую задачу: бытовую или рабочую. И если вам сложно управлять другими, то так будет гораздо яснее какие результатов вы ожидаете и как их достичь.

“Я сделаю все лучше, чем другие”

Если вы профессионал, то в какой-то мере это может быть правдой. Вы можете действительно знать как лучше. Но все-таки один человек не может учитывать всего. Не зря существует поговорка: “Одна голова хорошо, а две лучше”.
Хотя для некоторых понимание, что они сами очень хорошо делают свою работу, а другие все испортят – может стать серьезным препятствием к тому, чтобы начать делегировать.

Осознать, что даже новички под вашим профессиональным крылом могут серьезно вырасти и стать настоящими помощниками. Да, в это придется вложить время и терпение, но результат обязательно порадует. Видеть, как другие растут – особый кайф и реальная польза.
Ведь всегда хорошо уйти в отпуск и понимать, что за это время вся работа без вас не встанет. А телефон не будет разрываться от звонков.

“Мне некому передать дела”

Возможно это действительно так, по-крайней мере на первый взгляд. Например, молодая мама понимает, что ей некому передать заботу о младенце: родители далеко, муж на работе, друзья заняты, а на няню положиться страшновато да и дорого.

Проработать собственные страхи. Можно обратиться к психологу или выписать в тетрадь все за и против, которые мешают принять решение.
Возможно, муж может иногда в выходной день выйти погулять с коляской, пока мама отдыхает, друзья не против помочь раз-другой в неделю справиться с домашними делами, а няню можно найти на надежном сайте, с хорошими отзывами и приглашать не на целый день, а на час-два. Это недорого и будет не так страшно оставлять малыша на незнакомого человека.
Смысл в том, чтобы начать искать тех, кому можно делегировать свои задачи.

Чек-лист для тех, кто хочет начать делегировать

У каждого взрослого человека достаточно дел, которые можно начать делегировать. Выпишите их все, используя Матрицу Эйзенхауэра – так будет наглядно ясно какие задачи можно доверить другим людям.
Если вам сложно управлять другими, то распишите задачу по трем направлениям: какую проблему нужно решить? каким будет алгоритм действий? какие результаты ожидаются?
Когда кажется, что дела некому передать, зайдите на онлайн-биржи и увидите, что исполнителей очень много по самым разным задачам.

Проблема: это требует смелости

«Если хочешь, чтобы работа была сделана хорошо, сделай ее сам» — выбросьте из головы эту дурацкую идиому. Лучше задумайтесь о том, как ловко нежелание делиться простыми задачами отвлекает вас от сложных, и вот уже, вместо того чтобы делать настоящую работу, вы заняты рутинными процедурами.

Самая главная проблема делегирования заключается в осознании, что большая часть работы, которую ты ежедневно выполняешь, строго говоря, не является настоящей работой и может быть сделана кем угодно.

Речь идет о принятии того факта, что ты не единственный человек на планете и даже в отдельно взятом офисе, который может справиться со своей работой. И если ты уйдешь в отпуск на пару недель, мир точно не рухнет.

Что делать, если вы узнали себя в одном из описаний

Любая методика управления требует практики. Прочитать и попробовать — это хороший первый шаг, но этого мало, чтобы решить уникальные для вашей позиции трудности. Решать возникающие сложности лучше всего вместе с опытным руководителем-ментором, узнавая у него, что и как вы делаете не так. Ваше рабочее место уникально (равно как и вы и ваша команда), и поэтому решение управленческих проблем — это последовательная аналитическая работа по адаптации опыта других руководителей к своим задачам.

Кроме того, важно немного расслабиться. Если у вас что-то не получается — это нормально. Освоение профессии руководителя — это длительный процесс, и большая часть людей, проходящих этот путь, время от времени испытывает трудности.

Ссылка на основную публикацию
Статьи c упоминанием слов:
Adblock
detector